1. Allgemeines Der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir wollen personenbezogene Daten über Sie nur mit Ihrem Wissen bzw. Ihrer Zustimmung erfassen und verarbeiten. Personenbezogene Daten im Sinne dieser Information sind sämtliche Informationen, die einen Bezug zu Ihrer Person aufweisen können. Daher informieren wir Sie, welche Informationen wir erheben, speichern und für welche Zwecke wir sie im Rahmen des Mietverhältnisses verwenden. Wir verpflichten uns zur Beachtung der nationalen und europäischen Datenschutzbestimmungen.
2. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
Verantwortliche Stelle ist:
Investa Asset Services GmbH
Düsseldorfer Straße 15
65760 Eschborn
Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an
Investa Asset Services GmbH
Datenschutzteam
Düsseldorfer Straße 15
65760 Eschborn
E-Mail: datenschutzteam@investa.de
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Investa Asset Services GmbH
Der Datenschutzbeauftragte
Düsseldorfer Straße 15
65760 Eschborn
E-Mail: datenschutz@investa.de
3. Quelle der personenbezogenen Daten Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Zuge der Vertragsanbahnung zum Abschluss eines Mietvertrages und nach Abschluss im Rahmen der Durchführung des Mietvertrages und des Bestands des Mietverhältnisses von Ihnen erhalten.
4. Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten: Sämtliche personenbezogenen Daten, die sich aus dem ausgefüllten Mieterselbstauskunftsformular ergeben sowie alle weiteren Daten, die Sie uns in diesem Zusammenhang übermitteln bzw. übermittelt haben. Dies sind u.a.: Ihr Vor- und Nachname, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Beruf, Ihr Nettogehalt und Ihre Adresse. Weitere übersandte Dokumente können u.a. sein: Gehaltsnachweise, Schufa-Auskunft, Urkunden etc. Darüber hinaus verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Durchführung des Mietvertrages und des Bestands des Mietverhältnisses von uns erhoben oder an uns übermittelt wurden (z.B. Daten zur Nebenkostenabrechnung).
5. Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Einhaltung der jeweils anwendbaren nationalen und europäischen gesetzlichen Datenschutzanforderungen. Dabei ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
(a) Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
(b) Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)
Um unseren vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Kunden nachzukommen oder auch zur Durchführung vertraglicher und vorvertraglicher Maßnahmen (insbesondere im Rahmen der Übermittlung des Mieterselbstauskunftsformular oder weiterer übersandten Dokumente), verarbeiten wir personenbezogenen Daten zur Erfüllung des Vertrages. Dies umfasst auch die damit einhergehende Kundenbetreuung.
(c) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)
Investa unterliegt unterschiedlichen rechtlichen Verpflichtungen (z.B. handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.
(d) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele: * Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten * Beratung durch und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken * Revision und Verbesserung von Verfahren zur allgemeinen Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen * Werbung, Markt- und Meinungsforschung, sofern Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben * Verhinderung, Aufklärung bzw. Prävention bei Straftaten * Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betrieb
6. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten Innerhalb des Unternehmens sind die Stellen zugriffsberechtigt, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Investa lässt außerdem einzelne der vorgenannten Prozesse und Serviceleistungen durch sorgfältig ausgewählte und datenschutzkonform beauftragte Dienstleister ausführen, die ihren Sitz innerhalb der EU haben. Dies sind Unternehmen u.a. in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Zahlungsverkehr, Abrechnung, Inkasso, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an weitere Empfänger dürfen wir Informationen über Sie nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe befugt sind. Sind diese Voraussetzungen gegeben, können Empfänger personenbezogener Daten u.a. sein: * Der jeweilige Eigentümer der Immobilie. * Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung. * Andere Unternehmen oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln.
Weiterführend können auch andere Stellen Datenempfänger sein, sofern Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
7. Absicht, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln Eine aktive Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet nicht statt
8. Kriterien für die Festlegung der Dauer, für die personenbezogenen Daten gespeichert werden Die Kriterien zur Festlegung der Dauer der Speicherung bemessen sich nach Ende des Zwecks und anschließender gesetzlicher Aufbewahrungsfrist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete und ggf. eingeschränkte – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken: * Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Danach sind die Aufbewahrungs-bzw. Dokumentationsfristen von bis zu 10 Jahren vorgegeben. * Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre, unter besonderen Umständen allerdings bis zu 30 Jahre.
9. Datenschutzrechte Jede(r) Betroffene hat das Recht auf Auskunft nach Art.15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSG-VO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG). Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
10. Verpflichtung zur Bereitstellung und mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, die gewünschte Leistung zu erbringen bzw. einen Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.
11. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir dieses Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.